Algumas práticas comuns dos empresários podem acarretar prejuízos tanto para a pessoa jurídica quanto para a pessoa física. Separamos 4 boas práticas contábeis para evitar riscos de fiscalizações e multas por procedimentos indevidos.

Boas práticas contábeis para empresas de TI

Tenha uma conta corrente somente para pessoa jurídica.

90% das empresas na área de TI cometem a famosa Confusão Patrimonial, ou melhor, ferem um princípio contábil chamado Princípio da Entidade. Não separam a pessoa física da pessoa jurídica. Esse cuidado é importante, pois sua empresa possui as próprias contas para pagar e o próprio dinheiro. Ela é independente de sua pessoa física.

Quando o governo vê pagamento de escola, condomínio, parcela de carro na conta da pessoa jurídica, ele entende que isso deveria ser pró-labore, ou seja, deveria ser tributado. Utilizar a conta da empresa para pagamento de suas contas pessoais, faz com que essas informações sejam lançadas na contabilidade como distribuição de lucros. E qual o problema? O problema é que o pró-labore sofre tributação e a distribuição de lucros não, com isso os empresários acabam pegando apenas um salário mínimo de pró-labore e retirando a distribuição de lucros mensalmente, porém num momento de fiscalização a Receita Federal enxergará esse procedimento como um pró-labore disfarçado em distribuição de lucros e com isso sua pessoa física sofrerá sobre o total retirado a título de distribuição o percentual de 27,5% de imposto! Isso mesmo, 27,5%.

Agora com o SPED Contábil e demais declarações o cruzamento das informações ficou mais rápido e fácil para Receita Federal verificar inconsistências. Sabemos que é difícil, mas é por tudo isso que fazer a distribuição de lucros trimestralmente, além de correto, é o melhor caminho.

Não adianta mais tentar o “jeitinho”, afinal de contas, até mesmo os bancos através da e-Financeira irão informar ao fisco suas movimentações bancárias. Sendo assim, a exposição das informações tanto da pessoa física como da jurídica é um fato que não se tem como mudar.

2 – Cuidado com a documentação.

Tudo o que é pago ou gasto na empresa deve ser comprovado através de documentos, deve ter nota fiscal. Nenhuma despesa e nenhuma receita deve ficar sem comprovação. Encaminhar para a contabilidade dentro do prazo estes documentos e todos os outros solicitados são de extrema importância para evitar problemas futuros com o fisco e até mesmo multas.

Muitos empresários deixam de mandar algum comprovante para o contador com medo de que ele veja sua movimentação de pessoa física, mas, seguindo os conselhos do primeiro item não haverá esse problema. Separando bem as contas a contabilidade não precisará ficar sabendo do que acontece em sua vida pessoal.

3 – Enquadramento tributário.

Nem sempre o Simples Nacional é o melhor cenário tributário para sua empresa. Ele tem fama de facilitar, mas dependendo da real atividade da empresa outro regime tributário pode ser mais compensador.

Fazendo uma análise agora nos 3 últimos meses do ano você terá tempo de se adequar para começar 2017 sem pagar impostos desnecessários e ficar dentro da lei.

 

4 – Controle financeiro pessoal.

Muita gente entra em uma bola de neve ao não pagar os impostos, fazer empréstimos e não pagar a contabilidade porque não administra sua conta pessoa física e acaba prejudicando a jurídica.

Faça um controle financeiro evitando esse tipo de problema e descobrirá inclusive quanto deve retirar de pró-labore para viver bem. Deixe reserva na empresa, não retire todo o dinheiro assim terá uma vida financeira mais estável, sua conta estará equilibrada e sua empresa mais saudável.

Quem escreveu sobre boas práticas contábeis para empresas de TI foi  Ana Paula Simon. Coordenadora contábil da empresa PLK-ProLink Assessoria Contábil, responsável pelo setor desde 2013, atua na área contábil desde 1993.